3 Tips om de communicatie te verbeteren.
De gedigitaliseerde systemen waarin werknemers aanvragen doen, zich ziek melden en gegevens wijzigen, geven de werknemer steeds meer vrijheid en de mogelijkheid om zelf controle te houden. Heel handig, maar hoe houd je de communicatie met je medewerker persoonlijk?
#1 Houd ruimte voor persoonlijk contact
Of het nu gaat om het klokken van uren, vrije dagen aanvragen, roosters maken: Bijna alles is tegenwoordig digitaal geregeld en afgestemd. Heel mooi, want hierdoor bespaar je tijd. Bovendien is er meer ruimte voor het afhandelen van andere belangrijke zaken. Maar let op dat dit niet ten koste gaat van het contact met je werknemers. Persoonlijk contact blijft immers een belangrijke basis voor een goede werksfeer. Zorg dat je op andere momenten, bijvoorbeeld tijdens de koffie, de lunch of een overlegmoment, even de tijd neemt voor persoonlijk contact: Hoe gaat het op het werk? Hoe gaat het thuis?
#2 Betrek werknemers (ook) bij automatisering
Wanneer je verschillende systemen inzet om processen te automatiseren, is het belangrijk dat je als werkgever niet vergeet de mensen op de werkvloer te betrekken bij wat er speelt en wordt besloten. Is er bijvoorbeeld sprake van het maken van een planning via een digitaal platform? Dan is het goed om nog steeds ruimte te laten voor de wensen en invulling van de medewerkers. Zorg dat werknemers op ieder gewenst moment inzicht krijgen in de planning, zodat iedereen weet wat er van hen wordt verwacht en op welk moment.
Onderling vakanties plannen
Daarnaast kun je bij het gebruik van een systeem voor het aanvragen van vakanties en vrije dagen de medewerker betrekken door het zelf onderling plannen van vakanties. Laat binnen het systeem zien op welke dagen er nog de mogelijkheid is om vrij te vragen en zorg dat er afspraken worden gemaakt over het eerst onderling afstemmen binnen het team, alvorens er een vrije dag wordt aangevraagd. Op deze manier houd je het systeem toch persoonlijk en moeten medewerkers wel met elkaar communiceren om tot overeenstemming te komen.
Nieuws- en informatie-updates
Een andere optie om medewerkers meer te betrekken bij de geautomatiseerde processen, is een systeem in te richten voor nieuws- en informatie-updates. Door het delen van belangrijke updates en praktische informatie wordt iedereen op de werkvloer op de hoogte gehouden van wat er speelt, zodat iedereen betrokken blijft. Door als werkgever met regelmaat iets te laten horen en daarnaast de ruimte te bieden voor reactie, verbetert de communicatie tussen het management en de werkvloer en worden lijnen korter.
#3 Investeer tijd en aandacht in het gebruik van je systemen
Steeds meer organisaties maken intussen gebruik van verschillende systemen waarin medewerkers kunnen of zelfs moeten werken. Let er echter wel op dat iedereen voldoende op de hoogte is van hoe de nieuwe systemen gebruikt dienen te worden. In veel organisaties werken veel verschillende generaties samen, die niet allemaal even ver zijn op het gebied van digitalisering. Zorg waar nodig voor trainingen, communiceer tijdig over de veranderingen die er komen en geef onzekere medewerkers een buddy waaraan zij vragen kunnen stellen. Zo voorkom je onnodige tijdsverspilling met systemen die juist moeten zorgen voor tijdbesparing en houd je de sfeer op de werkvloer goed.
Automatisering staat naast persoonlijk contact
Automatisering is een prettige ontwikkeling, mits het niet geheel ten koste gaat van de communicatie en het contact tussen werknemers en werkgevers. Onderlinge communicatie is een belangrijke basis voor een goede werksfeer. Het verbetert het moreel van de werknemers, ondersteunt hen beter onderbouwde keuzes te maken en kan toekomstige problemen voorkomen. Pluk dus de vruchten van geautomatiseerde systemen, maar verlies daarbij het belang van persoonlijk contact niet uit het oog.
